source : ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants) – Serge THIRY
On rappelle que les dispositions de l’A.R 4 sont strictement facultatives en ce sens qu’elles établissent un régime adapté aux circonstances exceptionnelles qui se présentent. Toutefois, il est précisé que les personnes et entités concernées restent bien entendu libres de se conformer au régime juridique habituel dans son intégralité si elles le jugent plus approprié
(1) L’assemblée générale selon le régime spécial
AR 4 du 9 avril 2020 (edition 2 du 28 avril 2020)
Ces mesures s’appliqueront du 1er mars au 30 juin 2020 (en lieu de 3 mai 2020 dans l’édition 1). Le régime proposé s’applique à :
- toutes les réunions qui ont été convoquées entre le 1er mars et le 30 juin
- toutes les réunions qui doivent se tenir entre le 09 avril 2020 ( jour de la publication au Moniteur belge de l’A.R. n4 et le 30 juin ;
- toutes les réunions qui auraient dû avoir lieu entre le 1er mars et le 09 avril 2020 sur la base d’une règle légale ou statutaire, mais qui n’ont pas eu lieu (par exemple parce qu’on ne savait pas comment tenir la réunion en toute sécurité).
Si la personne morale choisit de tenir une assemblée générale en vertu du régime spécial de cet Arrêté, cela se fera comme suit.
L’organe de gestion est habilité à décider que les actionnaires ou les membres ne peuvent voter qu’à distance en combinaison avec le vote par procuration. Les formulaires de vote à distance et les procurations doivent être remis à l’entité à l’adresse indiquée, si nécessaire uniquement par voie électronique. Une version scannée ou photographiée suffit
Actuellement, le vote à distance n’est réglementé légalement que pour la société anonyme, l’article 7:146 du Code des sociétés et des associations est également rendu temporairement applicable à la société à responsabilité limitée, à la société coopérative et aux autres personnes morales qui n’ont pas de régime légal ou statutaire propre concernant le vote à distance.
L’Arrêté permet à l’organe de gestion des entités visées d’imposer que les procurations soient données à une personne spécifique, à condition que les procurations contiennent des instructions de vote spécifiques pour toutes les propositions de décision. Cela permet d’organiser l’assemblée générale dans un cercle restreint. Toutefois, cela limite le droit des actionnaires et des membres d’élire leur propre mandataire.
En outre, les entités visées (y compris les sociétés non cotées) peuvent utiliser un moyen de communication électronique tel que visé à l’article 7:137 du Code des sociétés et associations, avec les garanties qui y sont intégrées, même si elles ne disposent pas de l’autorisation statutaire nécessaire pour le faire.
Bien entendu, les procurations avec instructions de vote déjà reçues entretemps seront prises en compte, mais le mandataire en question ne doit pas se présenter physiquement à l’assemblée.
Si elle ne peut garantir que les mesures prises pour lutter contre la pandémie de Covid-19 pourront être respectées, l’entité peut même interdire toute présence physique, sauf si la réunion prend des décisions qui doivent être authentifiées dans le cas où le notaire est tenu d’être physiquement présent. Dans ce cas, les règles relatives à la distanciation sociale doivent bien sûr être respectées. Cela permet, s’il est nécessaire, de tenir la réunion avec un seul mandataire.
L’entité peut également exiger des actionnaires ou des membres qu’ils posent des questions par écrit jusqu’au quatrième jour avant l’assemblée. Si elle choisit de permettre aux actionnaires ou aux membres de suivre la réunion directement ou en relais différé (par exemple via une webcam ou une conférence téléphonique, sans toutefois obliger les actionnaires ou les membres à intervenir activement), elle peut répondre aux questions à ce moment-là. Elle peut également répondre à ces questions par écrit, auquel cas elle communique les réponses au plus tard le jour de la réunion. Les sociétés cotées le font sur leur site web ; les autres entités le font de la manière la plus raisonnable.
Les entités qui optent pour une réunion avec un seul mandataire sont bien sûr encouragées à maintenir un dialogue avec leurs actionnaires et membres, par exemple en répondant également par la suite aux questions de leurs actionnaires ou membres qui sont clairement en ligne pour l’ordre du jour de l’assemblée générale mais qui n’ont pas encore reçu de réponse le jour de l’assemblée générale. Les réponses à l’assemblée générale peuvent, par exemple, soulever de nouvelles questions justifiées.
Le mandataire désigné, les membres du bureau, les administrateurs et le commissaire peuvent dans ce cas valablement participer à distance, par exemple par téléphone ou par vidéoconférence. Dans le cas d’une assemblée générale devant se tenir devant un notaire, outre un représentant désigné par l’entité – par exemple le seul mandataire mentionné ci-dessus si l’entité exerce cette option – le notaire doit bien entendu être également présent.
Compte tenu des circonstances particulières, les entités qui ont déjà convoqué leur assemblée au moment de l’entrée en vigueur du présent régime spécial peuvent, pour l’instant, faire usage de ce régime, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés.
Enfin, l’obligation pour les sociétés cotées en bourse d’envoyer certains documents aux actionnaires nominatifs par courrier est également temporairement supprimée.
(2) Report de l’assemblée générale
La deuxième option consiste à reporter l’assemblée générale jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale. Cela est également autorisé si l’assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés.
Dans ce cas, les entités concernées bénéficient également d’un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux, tels que l’obligation de tenir l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice, ou l’obligation de déposer les comptes annuels ainsi qu’un certain nombre d’autres documents auprès de la BNB dans les sept mois de la clôture de l’exercice.
Ce report n’est pas autorisé en cas d’application de la procédure de la sonnette d’alarme en cas d’actif net négatif ou imminent, ou en cas de convocation à la demande de 10 % des actionnaires ou du commissaire : dans ces cas, la société peut se rabattre sur la première option.
Les succursales des personnes morales étrangères bénéficient également d’un délai pour déposer les documents de leur maison mère.
(3) Réunions de l’organe de gestion
L’organe de gestion peut, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit. L’organe de gestion peut également délibérer et décider (le cas échéant à la majorité) via une communication électronique permettant la discussion. Dans le cas de décisions qui doivent être prises devant notaire – on pense surtout au capital autorisé – il suffit là encore qu’un membre de l’organe de gestion ou une personne désignée par celui-ci se réunisse physiquement avec le notaire ; les autres membres peuvent participer par communication électronique